办公室工作之会务规范

    一、接受会议指令

   办公室工作人员在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，根据接到会议的指令和领导的有关要求，记录内容主要包括：会议名称、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、会议文件资料准备、会场布置、安全卫生、新闻报道、典型发言、颁奖以及其它,做到全面掌握情况，做好相关准备工作。

   二、会前筹备

  （一）会议通知

   1、重要会议应发书面通知；电话通知的，应拟定简明扼要的通知稿。

   2、通知内容包括：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期注意事项等。

   3、通知范围：参会领导、其他参会人员、相关部门。

   4、通知下发后，应掌握应到会人员拟出席、请假情况并及时向领导汇报。

  （二）会议文件准备

   由相关单位负责会议文件的准备，对需向会议提交的文件资料，应明确专人负责收集和分发。会议文件主要有：

   1、会议主体文件，包括主持辞、决议、领导讲话等。

   2、会议程序文件，包括议程文件、日程安排等。

   3、会议管理文件，包括会议须知、作息时间等。

  （三）会场布置

  布置会场应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。

   1、会场装饰

  （1）根据会议需要在主席台悬挂会标、摆放花卉。

  （2）根据会议需要悬挂标语等。

   2、会场座次排列

  （1）主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，无论人数单、双，均以最高领导为中心，然后依先左后右次序排列。如领导对座次安排有特殊交待，按领导意见办。

  （2）标识座次的方法，采用在主席台或会议桌上摆放座签、在与会人员入场券上注明座次等方法。

  （3）重大会议，印制座位图表，经有关领导审定后发给有关人员。

   3、其他要求

  （1）会场要考虑制冷、取暖、通风和消毒等事项。

  （2）会场桌椅摆放应整齐划一，横成行、竖成列。铺有台布的桌面应干净整齐、颜色统一。

  （3）座位牌要统一、规范、醒目，摆放要整齐。

  （4）会场内音响、话筒、灯具等应提前2小时调试，会前10分钟重试，确保正常使用。同时准备备用品，随时应对突发情况。

   4、特殊要求

  （1）对表彰类会议，根据需要安排礼仪人员、音乐等。要求上述人员着装整齐，守纪律、听指挥。

  （2）对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的，应提前通知。

  （3）涉密会议，应按有关保密规定和通知要求办理。

  （4）重要会议会场应提醒与会人员关闭移动通讯工具。

  （四）住宿、就餐安排

   1、住宿。提前统计好住宿人数、性别、民族、预订客房、档次和房间数量，拟定房间分配方案等。

   2、就餐。掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，提前2天确定就餐地点、食谱，安排卫生防疫，制作餐证等。

  （五）新闻报道工作

   根据会议需要，校宣传部、办公室做好新闻报道工作，会议新闻稿件应经有关领导审批。

   三、会前检查

   会议召开前，对上述会议准备工作进行检查，确保各项工作落实到位。对未完成的任务，明确专人限时完成，确保会议按时顺利召开。

   四、会议报到

   会务工作人员应至少提前30分钟到达会场并做好以下工作：

   1、会议签到。要求与会人员本人签到，报到完毕后，应及时汇总情况，向有关领导报告；会务工作人员在会前5分钟，对没有到会人员进行催促。

   2、发放文件、资料。

   3、会议开始前，引导与会人员入座，制止无关人员进入会场。

   五、会中服务

   1、会场服务人员应稳重大方、礼貌用语，适时搞好会场服务。

   2、会议开始后，会务人员应巡视会场，维持会场秩序，妥善处理突发情况，确保会议顺利进行。

   3、做好会议记录，记录应真实、准确、完整。

   六、会后工作

   1、会议结束后，应疏导与会人员离开并检查会场，查看有无遗留物品、资料，清退会议室等。

   2、收回会议文件。对需要收回的会议文件，在会议结束时及时如数收回。

   3、会议文件的归档。将形成的所有文件包括通知、记录、签到表等文件整理归档。